Соглашение на обработку персональных данных

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«Дистрибьюторский центр «Новая линия»

УТВЕРЖДЕНА

директором ООО «Дистрибьюторский центр «Новая линия»

Приказ № ___ от 30.08.2018

 

 

ПОЛИТИКА

обработки персональных данных
в ООО «Дистрибьюторский центр «Новая линия»

1.                Общие положения

1.1.             Политика обработки персональных данных в ООО «Дистрибьюторский центр «Новая линия» (далее - Политика) разработана в соответствии с /1/, /2/, /3/, /4/, а также в соответствии с иными федеральными законами и подзаконными актами Российской Федерации, определяющими случаи и особенности обработки персональных данных и обеспечения безопасности и конфиденциальности такой информации (далее - Законодательство о персональных данных).

1.2.             Политика разработана в целях реализации требований законодательства в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных и направлена на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных в ООО «Дистрибьюторский центр «Новая линия» (далее – Общество).

1.3.             Политика устанавливает:

•                цели обработки персональных данных;

•                классификацию персональных данных и Субъектов персональных данных;

•                общие принципы обработки персональных данных;

•                основных участников системы управления процессом обработки персональных данных;

•                основные подходы к системе управления процессом обработки персональных данных.

1.4.             Положения настоящей Политики являются основой для организации работы по обработке персональных данных в Обществе, в том числе, для разработки внутренних нормативных документов (регламентов, методик, технологических схем и пр.), регламентирующих процесс обработки персональных данных в Обществе.

1.5.             Положения настоящей Политики являются обязательными для исполнения всеми работниками Общества, имеющими доступ к персональным данным.

1.6.             Настоящая Политика размещается на общедоступном ресурсе – на корпоративном сайте Общества, размещенном в сети Интернет по адресу: nlperm.com.

1.7.             Ознакомление контрагентов Общества и (или) их уполномоченных представителей (далее также Пользователи) с положениями настоящей Политики осуществляется посредством публикации (размещения) полного текста Политики на сайте Общества, указанном в п. 1.6. и установления режима невозможности пользоваться функциональными возможностями указанного сайта без ознакомления с полным текстом Политики.

2.                   Цели обработки персональных данных

2.1.             Общество осуществляет обработку персональных данных в целях:

•                заключения и исполнения гражданско-правовых договоров, совершения иных сделок;

•                заключения с Субъектом персональных данных любых договоров и их дальнейшего исполнения;

•                проведения Обществом акций, опросов, исследований;

•                предоставления Субъекту персональных данных информации о продаваемых Обществом товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, о предложении к приобретению новых товаров и услуг;

•                формирования статистической отчетности, в том числе для предоставления органам государственной власти и управления;

•                осуществления Обществом административно-хозяйственной деятельности.

 

3.                 Классификация персональных данных и Субъектов персональных данных

3.1.             К персональным данным относится любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (Субъекту персональных данных), обрабатываемая Обществом для достижения заранее определенных целей.

3.2.             Общество не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой и национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных и философских убеждений, интимной жизни, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

3.3.             Общество осуществляет обработку персональных данных следующих категорий Субъектов персональных данных:

•                физические лица, заключившие с Обществом договор гражданско-правового характера, а равно представляющие интересы иных юридических и (или) физических лиц, имеющих намерение заключить или заключившие с Обществом договор гражданско-правового характера; имеющие намерение совершить или совершившие с Обществом сделку;

•                физические лица, представляющие интересы Клиента Общества;

•                физические лица, являющиеся Клиентами Общества;

•                физические лица, приобретшие или намеревающиеся приобрести услуги Общества, услуги третьих лиц при посредничестве Общества или не имеющие с Обществом договорных отношений при условии, что их персональные данные включены в автоматизированные системы Общества в связи с оказанием Обществом услуг своим Клиентам и обрабатываются в соответствии с законодательством о персональных данных;

•                физические лица, не относящиеся к Клиентам Общества, заключившие или намеревающиеся заключить с Обществом договорные отношения в связи с осуществлением Обществом административно-хозяйственной деятельности при условии, что их персональные данные включены в автоматизированные системы Общества и обрабатываются в соответствии с законодательством о персональных данных;

•                физические лица, персональные данные которых сделаны ими общедоступными, а их обработка не нарушает их прав и соответствует требованиям, установленным законодательством о персональных данных;

•                иные физические лица, выразившие согласие на обработку Обществом их персональных данных или физические лица, обработка персональных данных которых необходима Обществу для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Общество функций, полномочий и обязанностей.

4.                 Общие принципы обработки персональных данных

4.1.             Общество осуществляет обработку персональных данных на основе общих принципов:

•                законности заранее определенных конкретных целей и способов обработки персональных данных;

•                обеспечения надлежащей защиты персональных данных;

•                соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;

•                соответствия объема, характера и способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;

•                достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

•                недопустимости объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

•                хранения персональных данных в форме, позволяющей определить Субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки;

•                уничтожения или обезличивания персональных данных по достижении целей их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Российской Федерации, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных;

•                обеспечения конфиденциальности и безопасности обрабатываемых персональных данных.

4.2.             В рамках обработки персональных данных для Субъекта персональных данных и Общества определены следующие права.

4.2.1.       Субъект персональных данных имеет право:

•                получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в порядке, форме и сроки, установленные Законодательством о персональных данных;

•                требовать уточнения своих персональных данных, их Блокирования или Уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными, не являются необходимыми для заявленной цели обработки или используются в целях, не заявленных ранее при предоставлении Субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных;

•                принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

•                отозвать свое согласие на обработку персональных данных.

4.2.2.       Общество имеет право:

•                обрабатывать персональные данные Субъекта персональных данных в соответствии с заявленной целью;

•                требовать от Субъекта персональных данных предоставления достоверных персональных данных, необходимых для исполнения договора, оказания услуги, идентификации Субъекта персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных Законодательством о персональных данных;

•                ограничить доступ Субъекта персональных данных к его персональным данным в случае, если Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, доступ Субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

•                обрабатывать общедоступные персональные данные физических лиц;

•                осуществлять обработку персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации;

•                поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия Субъекта персональных данных.

5.                 Основные участники системы управления процессом обработки персональных данных

5.1.             В целях осуществления эффективного управления процессом обработки персональных данных определены основные его участники.

5.1.1.       Органы управления Обществом:

•                определяет, рассматривает и утверждает политику Общества в отношении обработки персональных данных;

•                назначает лиц (-о), ответственных (-ое) за организацию обработки персональных данных и определяет подразделение (-я), ответственное (-ые) за управление процессом обработки персональных данных.

•                принимает решения по реализации действий Общества, связанных с использованием персональных данных, подверженных риску.

5.1.2.       Лица (-о), ответственные (-ое) за организацию процесса обработки персональных данных¹:

•                организует и контролирует разработку процесса обработки персональных данных (совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, в том числе на бумажных носителях) в соответствии с требованиями Законодательства о персональных данных и настоящей Политики;

•                осуществляет управление процессом обработки персональных данных;

•                разрабатывает и представляет для утверждения соответствующему коллегиальному органу Общества политику (-и) и локальные документы, касающиеся вопросов обработки персональных данных;

•                осуществляет анализ, оценку и прогноз рисков, связанных с обработкой персональных данных в Обществе;

•                делегирует иные функции, предусмотренные для лиц (-а), ответственных (-ого) за организацию обработки персональных данных, Законодательством о персональных данных, в профильные подразделения Общества;

•                • осуществляет разработку и организацию применения правовых, организационных и технических мер защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, Уничтожения, изменения, Блокирования, копирования, Предоставления, Распространения персональных данных, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

Лица (-о), ответственные (-ое) за организацию обработки персональных данных определяются (-ется) соответствующим приказом директора Общества.

•                Осуществляет определение угроз безопасности персональных данных при их обработке;

•                Осуществляет оценку, обеспечение и контроль уровня защищенности информационных систем персональных данных;

•                Осуществляет оценку эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных;

•                осуществляет взаимодействие с органами государственной власти по вопросам защиты персональных данных;

•                разрабатывает внутренние процедуры, направленные на обеспечение безопасности и защиты персональных данных.

 

6.                  Организация системы управления процессом обработки персональных данных

6.1.             Обработка персональных данных Субъекта персональных данных осуществляется с его согласия на обработку персональных данных, а также без такового, если Обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе Субъекта персональных данных или договора, по которому Субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем или в иных случаях, предусмотренных Законодательством о персональных данных.

6.2.             Общество вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия Субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. Такая Обработка персональных данных осуществляется только на основании договора, заключенного между Обществом и третьим лицом, в котором должны быть определены:

•                перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться третьим лицом, осуществляющим обработку персональных данных;

•                цели обработки персональных данных;

•                обязанности третьего лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать их безопасность при обработке, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных.

6.3.             Общество осуществляет передачу персональных данных государственным органам в рамках их полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.4.             Общество несет ответственность перед Субъектом персональных данных за действия лиц, которым Общество поручает обработку персональных данных Субъекта персональных данных.

6.5.            Доступ к обрабатываемым персональным данным предоставляется только тем Работникам Общества, которым он необходим в связи с исполнением ими своих должностных обязанностей и с соблюдением принципов персональной ответственности.

6.6.            Обработка персональных данных прекращается при достижении целей такой обработки, а также по истечении срока, предусмотренного законом, договором, или согласием Субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. При отзыве Субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных Обработка осуществляется только в пределах, необходимых для исполнения заключенных с ним договоров и в целях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6.7.            Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением конфиденциальности, под которой понимается обязанность не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия Субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

6.8.            Общество обеспечивает конфиденциальность персональных данных Субъекта персональных данных со своей стороны, со стороны своих аффилированных лиц, со стороны своих Работников, имеющих доступ к персональным данным физических лиц, а также обеспечивает использование персональных данных вышеуказанными лицами исключительно в целях, соответствующих закону, договору или иному соглашению, заключенному с Субъектом персональных данных.

6.9.            Обеспечение безопасности обрабатываемых персональных данных осуществляется Обществом в рамках единой комплексной системы организационно-технических и правовых мероприятий по защите информации, составляющей коммерческую тайну, с учетом требований Законодательства о персональных данных, принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов. Система информационной безопасности Общества непрерывно развивается и совершенствуется на базе требований международных и национальных стандартов информационной безопасности, а также лучших мировых практик.

7.                   Заключительные положения

7.1.            Общество, а также его должностные лица и Работники несут гражданско-правовую, административную и иную ответственность за несоблюдение принципов и условий обработки персональных данных физических лиц, а также за разглашение или незаконное использование персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.2.            Политика является общедоступной и подлежит размещению на официальном сайте Общества или иным образом обеспечивается неограниченный доступ к настоящему документу.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

Список терминов и определений

Административно-хозяйственная деятельность – внутренние процессы, направленные на текущее обеспечение деятельности Общества товарно-материальными ценностями (осуществление закупок канцтоваров, офисного оборудования, расходных материалов, хозяйственных товаров, услуг связи и т.п.); на организацию документооборота (ведение архива, библиотек, баз данных); на организацию эксплуатации зданий, помещений, территорий (содержание, уборка, оформление и ремонт помещений); на организацию рабочего процесса.

Общество (оператор обработки персональных данных) - ООО «Дистрибьюторский центр «Новая линия», осуществляющий обработку персональных данных, а также определяющий цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, и действия, совершаемые с персональными данными.

Кандидат - физическое лицо, претендующее на вакантную должность в Обществе, персональные данные которого приняты Обществом.

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо, занимающееся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, заключившее или намеревающееся заключить с Обществом гражданско-правовой договор, а также физическое лицо, которое заключило с Обществом гражданско-правовой договор, включая заключение такового путем присоединения к условиям договора, и персональные данные которого переданы Обществу, в том числе заполнения любых форм на сайте Общества в сети Интернет.

Обработка персональных данных - любое действие (операция) Общества или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (Распространение, Предоставление, доступ), Обезличивание, Блокирование, удаление и Уничтожение персональных данных. В рамках Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» установлены следующие определения:

•                Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

•                Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

•                Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

•                Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

•                Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Представитель клиента - физическое лицо, персональные данные которого переданы Обществу и входящее в органы управления Клиента, являющегося юридическим лицом, а равно являющееся владельцем/учредителем/акционером/участником такого клиента; а равно действующее от имени такого клиента на основании доверенности.

Работник Общества - физическое лицо, заключившее с Обществом трудовой договор.

Субъект персональных данных - физическое лицо, которое прямо или косвенно определено с помощью персональных данных.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2.

ПЕРЕЧЕНЬ ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.      Конституция Российской Федерации.

2.     Конвенция о защите физических лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера (ETS N 108, заключена в г. Страсбурге 28.01.1981).

3.      Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

4.      Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».